Тотальный контроль или разумная опека?

Есть немало способов и ИТ-решений, призванных контролировать поведение сотрудника на рабочем месте. Особенно их стало много во время пандемии коронавируса, когда компании вынужденно перешли на работу в удаленном доступе. Насколько сейчас эффективны существующие методы мониторинга действий персонала?

1. Можно ли позитивно повлиять на работу и поведение сотрудников, не используя ПО и системы контроля?
2. Какие методы мониторинга вы считаете наиболее эффективными?
3. Добавление новых способов контроля – улучшает работу компании или же вызывает протест внутри команды?
4. Какие границы контроля поведения и работы сотрудников вы считаете приемлемыми? Где грань между гиперконтролем и разумной опекой?
5. Если методы контроля, используемые в вашей компании/организации, оказались действенными, расскажите о них.
6. Какое еще ПО для мониторинга персонала требуется на ИТ-рынке?

На вопросы «БИТа» отвечает Александра Варфоломеева, операционный директор Bell Integrator

«Использование ПО – вторичный процесс, сначала нужно построить систему, а потом выбирать варианты автоматизации контроля»

1. Практически во всех компаниях, где работу выполняют люди, необходим контроль. В основе контроля первично должна лежать выстроенная система постановки целей, определены KPI, регламенты, система мотивации, установлены четкие сроки выполнения задач. Правильно выстроенная система положительно влияет как на поведение и работу сотрудников, так и на показатели деятельности компаний.

Использование ПО – вторичный процесс, сначала нужно построить систему, а потом выбирать варианты автоматизации контроля.

2. Наиболее эффективные методы мониторинга – это те, которые максимально автоматизированы и незаметны, то есть не влияют на выполнение поставленных задач. Так, заполнение форм отчетности по проделанной работе позволяет руководителю оценить прогресс в выполнении поставленной задачи, а сотруднику оценить темп работы и скорректировать свой рабочий процесс, чтобы уложиться в срок.

В то же время ручное заполнение форм – это рутинная работа, часто не требующая высокой квалификации, но отнимающая много времени, которое можно использовать для решения более важных задач.

Небольшим командам можно использовать, например, Trello, Yandex Tracker, Kanban Tool. В сфере разработки ПО один из самых популярных вариантов – Jira, MS Project.

Еще одна из возможностей – контроль за расходованием рабочего времени персонала. Для этого эффективным может оказаться CrocoTime. Он позволяет определить, сколько времени работник действительно решал задачи бизнеса. На основе данных этот сервис позволяет вычислить КПД работника и понять, как скорректировать рабочее время персонала для наибольшей производительности.

3. Как и все новое, сначала подобные способы воспринимаются человеком с недоверием. Затем, после объяснения принципов мониторинга рабочего времени, приходит понимание, что это снижает нагрузку по выполнению рутинных задач по заполнению отчетов для руководителя.

В то же время, внедрение средств мониторинга дополнительно мотивирует сотрудника. Он знает, что за его рабочим процессом наблюдают, и старается меньше отвлекаться на нерабочие вопросы, решает задачи более эффективно, продуктивно и быстро.

Кроме того, многие системы мониторинга рабочего времени имеют функцию «заботы о пользователе», например, напоминают раз в час, что нужно встать и сделать зарядку или перевести взгляд с монитора, так что иногда внедрение подобных систем встречает и положительную реакцию.

4. Границы приемлемы, если они не затрагивают личную сферу. Один из принципов определения границ контроля поведения в рабочей среде – это настройка средств мониторинга в режиме «предупредить или запретить».

Вид контроля, подразумевающего предупреждающий характер, встречает куда меньший уровень негатива, чем полный запрет использования ресурсов, не относящихся к работе. Например, человек переходит на сайт, который не относится к категории «необходим в работе», и его система предупреждает об этом. Далее он уже сам решает, потратить ли часть рабочего времени на этом ресурсе или провести время продуктивно.

Еще одним аспектом контроля является форма отчетности, которую дает средство мониторинга. Для большинства случаев достаточно просто отчетности в разбивке по категориям «потрачено время на работу или нет». Другое дело, когда отчет включает в себя список всех ресурсов, которые посетил сотрудник. Это уже ближе к гиперконтролю и тоталитарному стилю управления, что чаще влияет на людей негативно. Конечно, в некоторых случаях это необходимо, но далеко не всегда.

5. В общем и целом мы стараемся придерживаться принципов и методов демократического менеджмента, используем доски для фиксации и отслеживания прогресса выполнения задач, различные отчеты. В нашей компании есть разные системы и подходы к выстраиванию контроля для разных департаментов и отделов, поэтому что-то одно выделить сложно.

Например, для некоторой части сотрудников, в чьей деятельности более важную роль играет общение с клиентами, мы при необходимости использовали систему записи звонков, а в последствии анализировали их и предлагали персоналу рекомендации для повышения эффективности выполнения этой задачи. Также, одним из элементарных, но действенных в нашем случае методов является составление чек-листов с целью самоконтроля.

Хочется добавить, что в целом разные методики могут быть эффективными, важно их периодическое и регулярное использование.

6. Сегодня ПО должно как минимум использовать методы машинного обучения для учета особенностей работы каждого пользователя. Даже взяв две одинаковые должности в одном департаменте, но на разных проектах, мы увидим разное распределение времени, проведенное в рабочих программах, поэтому системы должны выстраивать профиль каждого пользователя. Также ПО должно учитывать практику удаленной работы и практику работы на личных устройствах сотрудников (BYOD). Немаловажной частью является импортозамещение и отказ компаний от проприетарных продуктов в пользу собственных доработок систем на open source.

Полная версияистатьи тут